Verpflegungsmehraufwandpauschale – Erklärung und Berechnung
Die Verpflegungsmehraufwandpauschale ist eine steuerliche Pauschale für Arbeitnehmer und Selbstständige, die aufgrund dienstlicher oder geschäftlicher Reisen außerhalb ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte zusätzliche Kosten für Mahlzeiten haben. Da diese Kosten nicht immer exakt nachgewiesen werden können, gibt es feste Pauschbeträge.
Die Verpflegungsmehraufwandpauschale erleichtert die Erstattung von Verpflegungskosten auf Dienstreisen, indem sie feste Beträge je nach Abwesenheitsdauer festlegt, ohne dass Belege notwendig sind.
Wann gilt die Verpflegungspauschale?
Die Pauschale gilt für beruflich bedingte Abwesenheiten von der ersten Tätigkeitsstätte oder der Wohnung, z. B. bei:
- Dienstreisen
- Außendiensttätigkeiten
- Weiterbildungen außerhalb der Arbeitsstätte
Wichtig: Die Pauschale gibt es nur für tatsächliche berufliche Reisen, nicht für private Reisen oder den täglichen Arbeitsweg.
Höhe der Verpflegungspauschale (Deutschland, Stand 2024)
Die Pauschalen richten sich nach der Dauer der Abwesenheit:
| Abwesenheitsdauer | Pauschale pro Tag |
|---|---|
| Mehr als 8 Stunden | 14 € |
| 24 Stunden (ganztägig) | 28 € |
| An- oder Abreisetag bei mehrtägiger Reise | 14 € |
Diese Beträge gelten pauschal, unabhängig davon, ob tatsächlich Verpflegungskosten anfallen.
Beispielrechnung
1. Tagesreise (9 Stunden unterwegs):
➡ Verpflegungspauschale: 14 €
2. Zwei-Tages-Geschäftsreise (1. Tag Anreise, 2. Tag ganztägig, 3. Tag Abreise):
- Tag 1: Anreisetag → 14 €
- Tag 2: Ganztägig → 28 €
- Tag 3: Abreisetag → 14 €
➡ Gesamt: 56 €
Besonderheiten
- Auslandspauschalen: In anderen Ländern gelten abweichende, oft höhere Pauschalen.
- Arbeitgebererstattung: Wenn der Arbeitgeber die Verpflegung zahlt, wird die Pauschale entsprechend gekürzt.
- Spesenabrechnung: Die Verpflegungspauschale kann in der Steuererklärung als Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend gemacht werden.
Rechtsgrundlage
§ 9 Abs. 4a EStG – Werbungskosten für Verpflegungsmehraufwand
Darin ist geregelt, dass Verpflegungsmehraufwand nur für dienstlich veranlasste Auswärtstätigkeiten als Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend gemacht werden kann. Die gesetzlich festgelegten Pauschalen sind dort ebenfalls verankert.
Wichtige Punkte aus § 9 Abs. 4a EStG:
- Die Pauschalen gelten für beruflich bedingte Abwesenheiten von der ersten Tätigkeitsstätte.
- Die 8-Stunden-Grenze für eine Kürzung oder volle Anrechnung der Pauschale ist festgelegt.
- Die gesetzlichen Pauschbeträge werden regelmäßig durch das Bundesfinanzministerium (BMF) per Verordnung angepasst.
Weitere relevante Vorschriften:
- Lohnsteuerrichtlinien (R 9.6 LStR 2024)
- Präzisiert die Anwendung der Pauschalen für Arbeitnehmer.
- Regelt die Erstattungen durch den Arbeitgeber.
- BMF-Schreiben zu Reisekosten und Spesen
- Das Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht regelmäßig ein Schreiben mit den aktuellen Pauschalen, auch für das Ausland.
- Letztes Schreiben: BMF-Schreiben vom 23. November 2023 (IV C 5 – S 2353/19/10010:004) – Regelung für das Jahr 2024.
Zusätzliche Quellen zur Vertiefung:
- EStG § 9 Abs. 4a (Gesetzestext im Bundesgesetzblatt oder auf gesetze-im-internet.de)
- BMF-Schreiben zur Reisekostenvergütung 2024 (auf der Website des Bundesfinanzministeriums)
- Lohnsteuerrichtlinien (LStR 2024)